○阿蘇広域行政事務組合文書規程
平成22年8月30日
訓令第9号
阿蘇広域行政事務組合文書規程(昭和63年規程第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、阿蘇広域行政事務組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 管理者又は消防長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、取消し等の処分をするものをいう。
ウ 指令 特定の個人、法人又は団体の申請、願い出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 管理者又は消防長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が管理者又は消防長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺い、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第3条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものはこの限りではない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定められているもの
(3) 表彰文、儀式文その他事務局長又は消防長が縦書きを適当と認めたもの
2 公文書の書式は、別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第4条 公文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、往復文等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 組合名を冠し、それぞれ事務局総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(別記第1号様式)により番号を付ける。
(2) 訓令 組合名を冠し、事務局総務課又は消防本部総務課備付けの訓令番号簿(別記第2号様式)により番号を付ける。
(3) 達及び指令 組合名を冠し、事務局総務課又は消防本部備付けの達番号簿及び指令番号簿(別記第3号様式)により番号を付ける。
(4) 通達文及び往復文 組合名(阿広行)及び課等の首字を付し、各課等備付けの文書収発簿(別記第4号様式)により番号を付ける。
(公文書の記名)
第5条 事務部局における公文書の記名は、原則として管理者名(法令の規定に基づき組合名を用いるものとされているものについては組合名)を用いるものとする。ただし、通達文、往復文又はその他の文書で軽易なものについては、事務局長名、会計管理者名、課長名及び施設長名を用いることができる。
2 消防本部における公文書の記名は、原則として管理者名又は消防長名、消防署長名(法令の規定に基づき組合名又は消防本部名を用いるものとされているものについては組合名又は消防本部名)を用いるものとする。ただし、通達文、往復文又はその他の文書で軽易なものについては、課長名を用いることができる。
(文書の受領)
第6条 事務局に到達した文書は、総務課(消防本部及び各課等に直接到達した文書にあっては、消防本部及び各課等。以下この項において同じ。)において受領するものとする。ただし、総務課において受領することが適当でない場合は、その旨を記載した文書を付けて転送又は返送の手続をしなければならない。
2 郵便料金等が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。
(2) 親展文書は、開封しないで封筒に受付日付印を押し、親展受付簿(別記第6号様式)に所要事項を記入し、直接交付する。
(3) 電報は、電報受付簿(別記第7号様式)に所要事項を記入し、直接交付する。
(4) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして管理者が定めるものについては、書留郵便受付簿(別記第8号様式)に所要事項を記入し、直接交付する。
(処理方針)
第8条 総務課(消防本部及び各課等。以下この項において同じ。)に文書主任を置く。
2 文書主任は、係長をもって充てる。
3 文書主任は当該課等において、次に掲げる事務を処理する。
(1) 総務課から配布された文書の受領及び課長への回付に関すること。
(2) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書の管理に関すること。
4 課長等は、文書の交付を受けたときは、遅滞なく閲覧及び受付をし、自ら処理するものを除くほか、処理方針を示してこれを課員に交付しなければならない。
5 課員は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(例文の設定)
第10条 例文を設定する必要があるときは、主管課等の長は、あらかじめ事務局長又は消防長と協議して定めることができる。
(起案の方法)
第11条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。
2 起案の具体的な方法は、次の各号に掲げるところによらなければならない。
(1) 漢字は常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、仮名遣いは現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名は送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(2) 金額その他重要な事項を訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。
(3) 公文書の書式が定められているものは、これによること。
(4) 必要により、簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(5) 前各号に定めるもののほか、事務局長又は消防長が特に必要と認めて指示した事項によること。
(1) 官報又は県公報に登載を要するもの 「官報(県公報)登載」
(2) 各市町村公報登載するもの 「市町村公報登載」
(3) 例規とするもの 「例規」
(4) 公印を省略するもの 「公印省略」
(5) 緊急を要するもの 「至急」
(6) 新聞掲載するもの 「新聞掲載」
(7) ラジオ又はテレビ放送とするもの 「放送」
(8) 秘密を要するもの 「秘」
(9) 書留郵便物とするもの 「書留」
(10) 速達郵便物とするもの 「速達」
(11) ファクシミリ及び電子メール又は電報により電送するもの「電送(FAX、メール又は電報)」
(12) その他特殊郵便とするもの 「配達証明」・「内容証明」等
(1) 管理者の決裁を要するもの 「甲」
(2) 事務局長又は消防長限りで決裁するもの 「乙」
(3) 事務局又は消防本部の総務課長限りで決裁するもの 「丙」
(4) 主管課等の長又は署長限りで決裁するもの 「丁」
(回議)
第14条 回議案は、関係課員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 回議案で、その内容が重要なもの、秘密に属するもの、特に説明を要するもの又は緊急の処理を要するものは、起案者又は内容を説明できるものが持ち回り、決裁を受けなければならない。
(合議)
第15条 他課等の主管事務に関係のある回議案は、その関係課等に合議し、又は回覧しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第16条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは朱書し、訂正者は、訂正箇所に押印をしなければならない。
(合議における調整)
第17条 前条の規定により合議を受けた課等において訂正するときは、主管課等に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第18条 回議又は合議を受けた事項について、代決した場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続き)
第19条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、緊急を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。
(廃案等)
第20条 回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ、回議し、又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案に「廃案」と朱書して関係文書とともに保存する。
(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。
(文書の審査及び決裁日付印)
第21条 回議案は、主管課等の長に回議し、かつ、関係課長等に合議した後、事務局長又は消防長に提出し、その審査を受けなければならない。
2 前項の審査は、次に掲げる回議案については、行わない。
(1) 当該課以外に秘密とする必要がある回議案
(2) 内部文その他事務局長又は消防長が審査の必要がないと認めた回議案
(3) 第5条ただし書の回議案
4 決裁を終わった回議案(以下「決裁文書」という。)は、事務局総務課又は消防本部総務課備付けの決裁日付印(別記第10号様式)を押さなければならない。
(番号の記入)
第22条 決裁文書には、第4条の規定により番号を記入しなければならない。
(浄書)
第23条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課等において浄書及び校合をしなければならない。
(公印の押印)
第24条 浄書した文書には、阿蘇広域行政事務組合公印規程(昭和63年規程第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 儀式文等で公印を押すことが適当でないもの
(2) 事務の簡素合理化を図るため公印を押印しなくても真実性、同一性が確保できると認められる文書で次に掲げるもの
ア 第2条第4号に定める通達文
イ 第2条第5号に定める往復文。ただし、権利義務に関係する文書を除く。
(3) 既に公印の印影を印刷してある文書
2 公印の使用に当たっては、公印の保管者は、決裁文書と浄書した文書を審査した後、その承認を与えなければならない。
3 指令書、証明書その他の権利義務に関する文書及び施行を伴う文書には、契印を押さなければならない。
4 契約書、登記嘱託書、証明書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。
(電子署名の付与)
第24条の2 施行する文書に電子署名(阿蘇広域行政事務組合電子署名規程(令和5年組合訓令第1号)に規定する電子署名をいう。)の付与を受けようとするときは、電子署名カード保管者に申請し、付与を受けようとする電子文書及び決裁済の決裁文書の審査を受けなければならない。
2 前項の審査は、決裁文書が適正な決裁手続を経ているか、及び電子署名を付与しようとする電子文書が決裁文書に適合しているかどうかについて行うものとする。
3 電子署名カード保管者は、前項の審査の結果、適当と認めたときは、電子署名の付与を承認し、電子署名を付与するものとする。
(発送文書の取扱い)
第25条 浄書した文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、決裁文書を添えて、次の各号に定めるところにより事務局総務課又は消防本部総務課に回付しなければならない。ただし、電報、秘密文書、主管課等において持参し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ又は電子メールにより電送する文書は、主管課等において発送の手続きをとるものとする。
(1) 次号に掲げる発送文書以外の発送文書は、主管課等おいて、はがき又は封筒に発送先を明記し、封筒にあっては、のりづけ密封して送付する。
(2) 小包は、主管課等において包装し、発送先を明記して、送付する。
2 各課等の長は、前条第1項ただし書の文書のうち、緊急性等を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ又は電子メールにより電送することができるものとする。
第25条の2 発送文書は定めのあるもののほか、次の各号の手続きをして発送しなければならない。ただし、事務の都合上、急を要しないものは翌日まで留め置くことができる。
(1) 郵送を必要とする文書は、各課(各係)並びに施設及び消防本部に備付の「切手受払簿」に所要事項を記載し、投函するものとする。
(2) 郵送を必要とする文書のうち、郵便法等の定めにより郵送できない郵便物や特に重量や寸法が沿わないものであって、郵送による送付が困難であるものは専門配送業者による配送等を依頼するものとするが、この場合にあっては、各課(各係)並びに施設及び消防本部の所定の発送簿に記入し、発送するものとする。
(3) 特別取扱を要するものは、その種別につき重要、秘、親展、速達、書留等を封筒に表示すること。
第26条 事務局長又は消防長は、前条の規定により送付を受けた発送文書は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送又は使送により発送しなければならない。ただし、事務局長又は消防長の承認を得た場合はこの限りではない。
(1) 議案文の決裁文書 主管課等において議案原稿を作成して、決裁文書とともに事務局長に送付するものとする。
(2) 条例及び規則の決裁文書 主管課等において浄書した条例又は規則を決裁文書とともに事務局長に送付するものとする。
(3) 公示文及び令達文のうち例規となるべきものの決裁文書 主管課等において浄書した公示文又は令達文を決裁文書とともに事務局長に送付するものとする。
2 事務局長は、前項において送付を受けた決裁文書は、確認後速やかに主管課等に返付するものとする。
(未完結文書の整理)
第29条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過が分かるようにしておかなければならない。
(完結文書の編さん)
第30条 各課等の長は、完結文書を次の各号により編さんさせなければならない。
(1) 別に定める文書保管保存分類及び次条に定める保存期限に従い編さんし、かつ、事務局長又は消防長が特に認めた文書又は文書保管保存分類に特に定められた文書を除いて会計年度別に編さんすること。
(2) 簿冊の厚さは10センチメートル以下とし、これにより難いものについては分冊して編さんすること。
(3) 施行年月日の順に編さんすること。
(保存年限)
第31条 文書の保存期限については次に掲げるとおりとし、その区分の基準については別表に定めるものとする。ただし、法令により保存期限が定められているものについては、この限りでない。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(6) 第6種 1年未満
2 保存期間は、処理完結の翌年度の6月1日から起算する。
3 各課等の長は、保存期間を超えて保存する必要が生じたときは、第1項の規定にかかわらず、事務局長又は消防長と協議のうえ、保存期間を変更することができる。
(保存文書の保管)
第33条 事務局長又は消防長は、前条第1項の規定により引き継いだ簿冊を、文書倉庫に所定期間保存し、保管しなければならない。
2 係員以外の者は、事務局長又は消防長の承認がなければ、文書倉庫内に立ち入ってはならない。
第34条 各課等の長は、保管している完結文書を所定の場所に整理しておくとともに、重要なものは、火災盗難等の予防措置を講じなければならない。
(保存文書の借覧)
第35条 文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(別記第15号様式)に所要事項を記載し、事務局長又は消防長の承認を受けなければならない。
2 借覧期間は7日間以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、事務局長又は消防長の承認を得て1月以内に限り借覧することができる。
3 借覧者は、事務局長又は消防長から返還の請求があったときは直ちに返還しなければならない。
第36条 借覧した保存文書は、他人に転貸し、抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。
2 借覧した保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに事務局長又は消防長に届け出て、その指示を受けなければならない。
3 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、事務局長又は消防長の承認を得たときは、この限りではない。
(保存文書の廃棄)
第37条 保存期間が満了した保存文書は、事務局長又は消防長が主管課等の長に合議し、その文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断したうえ、処分しなければならない。ただし、保存期間が満了しない文書のうち、事務局長又は消防長において保存の必要がないと認めるものについても、また同様とする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第38条 勤務時間外における文書の受領については別に定めるところによる。
(雑則)
第39条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、阿蘇広域行政事務組合文書規程(昭和63年規程第3号)によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令によりなされたものとみなし、この訓令の施行の際現に保存されている保存文書の保存期間は、通算する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第4条及び第7条の改正規定は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
この訓令は、令和5年3月3日から施行する。
別表(第31条関係)
第1種(30年保存) 1 規約の変更に関する決裁文書 2 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する決裁文書 3 告示及び通達に関する決裁文書で重要なもの 4 許可、認可、確認、指定、承認、認証、認定等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が10年を超えるもの 5 訴訟、審査請求その他の争訟に関する決裁文書 6 職員の任免、身分及び賞罰に関する行政文書で重要なもの 7 登記及び登録に関する行政文書で重要なもの 8 法令、契約等で義務づけられている報告に関する決裁文書で重要なもの 9 公有財産の取得、管理、処分等に関する決裁文書 10 組合議会の招集に関する決裁文書 11 組合議会会議録、議決等に関するもの 12 予算及び決算に関する行政文書で特に重要なもの 13 債権及び債務に関する行政文書で10年を超えて保存を要するもの 14 その他重要事項に関する行政文書で30年保存の必要があると認められるもの |
第2種(10年保存) 1 告示及び通達に関する決裁文書 2 組合議会に関する行政文書で重要なもの 3 許可、認可、確認、指定、承認、認証、認定等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が5年を超え10年以内のもの 4 重要な会議に関する行政文書 5 請願及び陳情に関する行政文書で重要なもの 6 諮問及び答申に関する行政文書で重要なもの 7 職員の身分及び服務等人事に関するもの 8 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する決裁文書で重要なもの 9 消滅時効10年の法律関係に関する決裁文書 10 その他10年保存の必要があると認められる行政文書 |
第3種(5年保存) 1 公示文のうち公告文に関する決裁文書 2 予算及び決算に関する行政文書で重要なもの 3 補助金、各種交付金及び給付金に関する決裁文書 4 許可、認可、確認、指定、承認、認証、認定等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が3年を超え5年以内のもの 5 通知、申請、届出、進達等の決裁文書で重要なもの 6 事務の管理改善に関する決裁文書 7 消滅時効5年の法律関係に関する決裁文書 8 その他5年保存の必要があると認められる行政文書 |
第4種(3年保存) 1 予算及び決算に関する行政文書 2 許可、認可、確認、指定、承認、認証、認定等の行政処分に関する決裁文書で法律関係が1年を超え3年以内のもの 3 監査及び検査に関する行政文書 4 通知、申請、届出、進達等に関する決裁文書 5 消滅時効1年から3年までの法律関係に関する決裁文書 6 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する決裁文書で軽易なもの 7 その他3年保存の必要があると認められる行政文書 |
第5種(1年保存) 1 職員の欠勤、遅刻、早退及び休暇の届に関するもの 2 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 3 処理を終わった一時限りの願書及びこれに関するもの 4 その他1年保存で足りると認められる行政文書 |
第6種(1年未満) 1 1年以上の保存を要しないと認められる行政文書 |
